柳州职业技术学院文件

柳职院字〔2021〕37 号

关于印发《柳州职业技术学院采购

管理办法（试行）》的通知

校属各部门：

为加强我校采购管理，使各类采购工作规范化、程序化，提高经费的使用效益，避免造成资源浪费和不必要损失，保证教学、科研等各项工作的顺利进行，根据政府采购法规和相关政策文件，结合学校实际，特制定《柳州职业技术学院采购管理办法（试行）》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

附件：柳州职业技术学院采购管理办法（试行）

柳州职业技术学院办公室                   2021年4月25日印发

附件：

柳州职业技术学院采购管理办法（试行）

第一章 总  则

第一条  为加强我校采购管理，使各类采购工作规范化、程序化，提高经费的使用效益，避免造成资源浪费和不必要损失，保证教学、科研等各项工作的顺利进行，根据政府采购法规和相关政策文件，结合学校实际工作，制定本办法。

第二条 本管理办法适用于使用学校各类资金采购货物和服务的行为。本办法所称的货物是指各种形态和种类的物品，包括各种仪器设备、教学器材、教学图书等；服务是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条  本办法所称的政府采购是指学校使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。政府采购的具体方式由柳州市政府采购办按相关法规确定，政府采购采用以下方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

实行柳州市协议供货、定点服务、政采云电子卖场采购的项目，按照其相关规定执行。

政府集中采购目录以外且不达分散采购限额标准的项目，不实行政府采购。完成学校内部审批后，采用以下方式：部门自行采购、市场询价采购、学校询价采购、委托招标、学校定点采购等。

第四条  各类采购工作必须严格执行国家有关法律、法规和规定，必须严格执行学校制定的审批程序，必须遵守学校的规章制度。遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。

第五条  与采购相关的人员必须奉公守法、廉洁自律。控制法律风险，依法依规组织开展政府采购活动，明晰事权，依法履职尽职，既不能失职不作为，也不能越权乱作为。任何人不得超越制度和程序办事，因不履行规章制度而产生的问题，由相关人员承担责任。

第六条  严格遵守保密要求，禁止在招投标活动中收取回扣，不得以任何形式泄露招标相关信息，杜绝与投标方串标、围标等可能影响公平竞争、损害学校利益和国家利益等违规违纪的行为。不得接受企业任何礼品、礼金及参加有碍公务的任何形式的活动，否则按有关法律法规处理。

第七条  学校采购业务工作由资产管理处负责监督，审计处可视具体情况对采购工作的关键环节进行监督或随机抽查。

第二章 采购管理职责

第八条  采购流程由申请采购部门、项目经费管理部门、资产管理处、审计处和其他相关职能部门在各自职责范围内分别完成。各部门在各自负责的职责范围内出现问题，根据本办法相关条款追责。

第九条  申请采购部门职责

1.申报年度政府采购计划

申请采购各部门应在每年8月（视学校预算编制工作安排而定），由部门主管资产负责人向资产管理处上报下一年度采购计划，提交《xx年度部门采购计划申请表》（附件1）。表中应明确资金来源情况，且金额须与上报的下一年度预算一致。逾期提交或提交的表格不符合要求，在校内网上进行通报。通报之后五个工作日内，还未整改或提交材料的，资产管理处不予办理采购审批手续。若年中有文件下达项目资金的，在收到下达资金文件五个工作日内，由部门主管资产负责人上报年度采购追加计划（填写要求参照年度采购计划）。

2.拟订采购需求，组织召开项目立项论证会议以及参加采购论证会议。预算金额12万元（含）以上的采购项目需要进行立项。采购论证会前申购部门须将论证材料包括立项论证会议纪要、采购需求、三家询价报价表等资料发给资产管理处及参加会议相关人员，以便参会人员了解会议论证内容。会议纪要须提交到资产管理处备案。

3.提供、修改与审核采购需求，同时审核、修改评分标准中等含有技术参数的内容及售后服务等相关商务要求。相关修改意见必须报资产管理处备案。

4.项目采购论证会议通过后五个工作日内，由申购部门根据已经确认的参数需求办理采购项目预算审核申请流程，编报“柳州职业技术学院采购项目预算审核申请”，由审计处对项目预算进行审核确认。

5.采购项目预算审核完成后五个工作日内，由申购部门根据审计处最终预算审核价格办理网上事前审批手续，填报《设备物资采购表》，上传项目论证相关资料、采购需求以及三家报价等；同时向资产管理处提交采购需求、三家报价等纸质资料，以便办理教育局及财政局相关审批手续。同时，根据教育局审批要求，对项目预算超过伍拾万元的项目，还必须提供学校校长办公会会议纪要和学校党委会会议纪要。  

6.回答对招标文件内采购需求的咨询与质疑。答复的咨询和质疑需要形成文件资料报资产管理处备案。

7.审核拟签订合同条款。执行合同、组织项目初验收并形成《项目初步验收报告》（附件2）报资产管理处备案。初验收通过后3个工作日内向资产管理处通过邮件形式提交最终验收申请。

8.严格按合同约定时间，及时完成项目的结算付款手续及履约保证金的支付手续，并报资产管理处备案。

第十条  项目经费归口管理部门负责审核采购资金来源和预算。

第十一条  资产管理处职责

1.审核申请采购部门提交的年度采购计划，汇总全校年度采购计划。

2.建立供应商库、评审专家库及代理机构库。

3.上报政府采购月度计划。

4.选择招标代理机构，签订委托代理协议。

5.组织召开项目采购论证会议。邀请申购部门、技术专家等部门人员审定采购需求、预算控制价格、技术参数（含核心技术参数）、评分标准等招标文件内容。

6.组织编制招标文件，确定招标文件的商务条款，包含投标资质、资格审查内容等。审核招标文件中评分标准、付款方式、质保期限、优惠、结算方式及违约责任等条款。

7.在校园网发布采购公告。

8.组织政府采购，完成开标会相关事务。

9.在校园网发布中标（成交）结果公告。

10.组织回答供应商针对招标文件、中标（成交）结果的咨询与质疑。

11.对招标代理机构工作情况进行评价。

12.组织评审确定学校定点采购单位。学校定点采购适用于拟购货物（或服务）在政府集中采购目录以外，且单次申购金额在限额标准以下的情况。

13.组织学校询价采购、市场询价相关工作。

14.审核政府采购合同，包括合同价款及供应商是否与中标（成交）确认表中所列内容一致；合同中关于付款方式、质保期限、优惠、结算方式及违约责任等条款是否与中标（成交）人的投标文件相符。组织签订政府采购合同，组织项目最终验收，出具验收报告（附件3）。

15.归档与上报相关资料，包括招标文件、政府采购合同复印件、论证会会议纪要、验收报告等。

第十二条  审计处职责

1.负责预算金额12万元（含）以上的采购项目的预算价审核。

2.负责采购相关工作的现场监督，包括学校询价、项目验收等关键环节。

第十三条  相关职能部门职责

按照职责对采购项目进行规划和指导，归口组织项目的校内评审，监督检查项目执行和项目绩效完成情况，根据需要参与或组织项目验收工作。

1.教务与实训管理处组织教学相关项目立项的学校论证。

2.发展规划与质量管理处组织学校“双高”项目的学校论证。

3.科技开发处、校企合作处组织科研项目、校企合作项目立项的学校论证。

4财务处负责对项目的经费预算进行审核。

5.信息技术服务中心负责对网络、软件、计算机相关项目立项的学校论证。

6.后勤保障处负责对项目实施过程中涉及到的基建改造、供电改造、网络布线、内饰装修等进行评审。

7.纪委办公室（监察室）负责工作纪律方面的监督。

第十四条  招标代理机构职责

1.接到学校项目委托三个工作日内拟定工作计划并提交给资产管理处审定后执行。

2.编制采购文件和开标、评标程序等，对采购需求中有可能出现异议或不符合相关法规的提出修改建议，并按规定送资产管理处审定。

3.负责采购文件的澄清、答疑等具体工作，并向供应商发出澄清函或更改通知。

4.编写招标公告，在指定的报刊、网上刊登和发布招标公告。

5.按规定抽取专家评委。组织开标、评标会，复核评标公告。

6.发出中标（成交）通知书，公布中标（成交）结果，印刷合同书并组织资产管理科代表学校与中标（成交）人签订合同。

第三章 采购项目调研、立项及论证

第十五条  申请采购部门应加强对项目预算调研阶段的管理。参与调研报价的企业需实质性三家以上，提高项目预算合理性。申请采购部门提交的《项目立项论证记录》，必须确保国内至少有三家厂商的产品在预算内可以满足所列技术参数及要求，并提供满足所有参数及要求的三家询价报价文件（附件7）。

第十六条  单项采购金额达到壹佰伍拾万元及以上的重大项目原则上应资产管理处牵头、会同申请采购部门、审计处共同进行项目调研考察，考察过程中不接受厂商的食宿安排。申请采购部门负责参数、性能及功能、设备前瞻性等技术方面的调研，力求建设项目实用性、先进性和经济性的优化组合。审计处负责价格方面的调研。

第十七条  采购预算在12万元（含）以上的项目，申请采购部门应严格遵守相关法规，在充分调研的基础上，组织分管校领导、专家组（教学团队、专业教师）、财务人员参与对项目进行学校立项论证。论证内容至少包括所申报项目的必要性、可行性、安全性、采购需求、申报预算金额使用与管理等方面。认真填写《项目立项论证记录》（参考）（附件4），其中必须包括明确的技术参数、预算价格、设备购置明细表。

第十八条  立项通过且资金落实后二十个工作日内，由申购部门提交申请，资产管理处组织项目采购论证会。会议应邀请申购部门、技术专家和相关人员参与。论证内容包括主要设备的确定、是否含进口产品、是否分标、参数是否有排他性、交货时间及售后服务要求等，填写《采购项目论证会记录》（附件5），经会议代表签字确认后留存备查。必要时可邀请校外专家参与论证。聘请校外专家费用应在项目预算中体现。

第十九条  若需采购进口设备，应按照《财政部关于印发<政府采购进口产品管理办法>的通知》（财库[2007]119号）规定进行论证及相关资料的准备。同时必须了解海关免税《告知书》（附件6），了解进口免税设备应尽的义务。

第二十条  若需采购的产品只能由单一厂商提供的，可在设备购置明细表中注明“申请单一来源”，按政府采购中单一来源采购办法申请报批。若在申购单一来源采购过程中，经资产管理处核实，出现以下情况之一的，申请采购部门必须向资产管理处及审计处做出书面解释，资产管理处及审计处视具体情况，可要求申请采购部门对申购方案做必要修改或对申购方案重新论证：

（1）申请采购部门提出的主要技术参数及功能要求、交货时间及售后服务条款，所列三个参考品牌不能全部满足要求的；

（2）申请采购部门申购的同一品牌同一型号设备预算价格与资产管理处所了解的价格相差超过30%以上的。

第二十一条  对于单项设备预算金额较大（指单项金额在伍拾万元以上）或高新技术的设备采购方案，资产管理处可要求申请采购部门举行申购项目推介会，邀请所列参考品牌厂家或代理商到会作进一步的产品介绍及技术咨询。资产管理处、教务与实训管理处、审计处等相关部门应派人参加推介会。

第二十二条  向政府相关部门报批采购项目，政府批复项目后，不能实质性修改采购方案，否则该方案无效，需重新申报。

第四章 采购方式的确定

第二十三条  采购方式按照总则第三条规定，由资产管理处处长在采购事前申请审批流程中提出意见，并报校领导审批。

第二十四条  政府集中采购目录以内的项目，按政府采购相关规定执行。政府集中采购目录以外且单项或批量采购预算金额在分散采购限额标准以上的项目，应按《政府采购法》和《招标投标法》有关规定执行。

第二十五条  拟购货物（或服务）在政府集中采购目录以外，且单次申购金额在10000元（不含）以下的，由申购部门采用部门自行采购方式采购；单次申购金额在10000元-50000元（不含）的，可以采用市场询价方式采购，由申购部门不少于2人及资产管理处1人共同参与确定；单次申购金额在50000元-120000元（不含）的，可以采用学校询价方式采购，由资产管理处组织、申购部门派人参与、审计处现场监督，必要时可邀请相关专家参与评议；单次申购金额在120000元-300000元（不含）的，原则上通过委托社会招标代理机构进行采购。

拟购货物（或服务）在政府集中采购目录以外，且单次申购金额在50000元-300000元（不含）的，符合以下情况之一可实施政采云平台分散采购：（1）因情况紧急经过审批的；（2）政采云平台有商家，并进行询价比较后确定；（3）科研类项目。

拟购货物（或服务）在政府集中采购目录以外，且属于学校定点采购范围内的货物和服务，按确定定点时的合同约定进行采购，不再执行上述三种采购方式。

第二十六条  任何情况下，均不得化整为零采取其他方式采购。若发现拆单进行采购，根据本办法相关条款追责。

第五章 招标代理机构的确定

第二十七条  根据招标代理机构类似项目采购资质与业绩，学校对其综合因素进行考虑，由资产管理处选择确定招标代理机构。若招标代理机构在项目招标中出现失误的，学校可视具体情况在一定时间内暂停与其合作。

第六章 招标文件审核

第二十八条  招标文件审核流程

1.资产管理处组织招标代理机构根据使用部门提出的采购需求编制招标文件；

2.申请采购部门对标书内容（包括参数及要求前后一致性方面）进行审核并修改；

3.资产管理处汇总申请采购部门意见并进行检查，复核无误后报招标公司审定；

4.若招标文件中出现失误的，按各部门职责范围根据本办法相关条款追责。

第二十九条  申请采购部门要正确处理好与潜在供应商的工作关系。申请采购部门应掌握项目采购的控制权，除市场调研和项目预算环节需要企业参与外，不允许将填写项目申报文本、项目评审资料交给企业编制，更不得出现由投标企业代理填写招标文件、技术参数的情况，不得在招标文件中出现违规的倾向性问题，若发现根据本办法相关条款追责。

第七章 采购公告

第三十条  政府采购的公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商和邀请招标项目，由政府采购招标代理机构按政府采购规定发布采购公告，同时由资产管理处在校园网发布采购公告。

第三十一条  属于学校询价采购方式确定的项目，由资产管理处在校园网发布采购公告。

第八章 评  标

第三十二条  政府采购项目、委托代理招标项目的业主评审代表，由校长委派或授权资产管理处组织确定。业主评审代表人选必须是学校在编人员。

第三十三条  审计处可视项目具体情况派出一人作为学校监督人员对评标过程进行全程监督或随机进行抽查。

第三十四条  各部门参与政府采购评标的业主评委，应与学校签订《评标责任承诺书》（附件8），在评标过程中若发生重大失误，如中标人的（投标文件中承诺的）主要技术参数及功能要求、交货时间及售后服务条款等与招标文件不符（低于招标文件要求）等，导致项目无法按原要求完成，根据本办法相关条款追责。

第九章 合同审核、签订及执行

第三十五条  资产管理处负责政府采购合同商务条款的审核，包括合同价款及供应商是否与中标（成交）确认表中所列内容一致；合同中关于付款方式、质保期限、优惠、结算方式及违约责任等条款是否与中标（成交）人的投标文件相符。申请采购部门负责合同除商务条款外的其余条款相关内容的审核。保证合同货物的数量、品牌、规格、质量或服务内容与投标文件内容一致。

第三十六条  资产管理处负责组织政府采购合同送审及签订。

第三十七条  拟签合同具备法律效力，原则上不允许调整货物。在特殊情况下，货物需要调整的，必须满足以下条件：①货物质量、技术参数及售后服务不能低于合同约定要求；②变更后所供货物的市场价格不低于合同价格。在货物交付时，若出现所供货物在数量、金额、售后服务不变的前提下，性能、参数高于合同约定的，由申请采购部门提交书面材料《采购项目变更申请表》（附件9），申请采购部门及归口管理部门签署意见同意接受后，报资产管理处备案。签订补充协议后，予以验收。

第三十八条  合同内容（如货物类型、数量、金额、性能、参数）原则上不允许发生重大变更。一旦发生，根据本办法相关条款追责。发生变更时，应及时办理变更审批手续。审批同意后，才能进行变更。审批手续如下：使用部门要组织本部门专业人员进行论证，并邀请资产管理处、审计处、法务参与。在变更金额达到合同总金额的20%及以上，须向主管副校长报告；在变更金额达到合同总金额的30%及以上或主要设备发生变更的，须同时向主管副校长及校长报告。在无法确认所供货物技术性能高于或等同于合同约定时，应邀请校外专家进行论证，征求专家意见，同时报校领导审批。

第三十九条  申请采购部门对中标商提供的设备对照合同条款逐一验货并签字，保证执行的数量、品牌、规格、质量或服务与合同一致。全部货物签收完成五个工作日内，申请采购部门提交《政府采购合同款、履约保证金支付意见表》（附件10）于财务处，根据合同付款条款办理支付首款手续，并报资产管理处备案。

第四十条  申请采购部门组织采购项目的实施，监管采购项目合同的执行。项目执行率与申请采购部门绩效考核挂钩。

第十章 项目验收管理

第四十一条  对于产品验收，在交付、安装、测试和试用后实施验收。对于服务验收，在服务结束后进行验收。涉及固定资产入库的采购项目由资产管理处组织学校验收。未涉及固定资产采购的项目，由使用部门自行根据合同进行验收。

第四十二条  申请采购部门应根据项目合同，在约定的时间内检测合同约定的各项技术指标的完成情况，并核对产品技术指标、使用性能、规格、型号、数量等是否与合同一致。若在初验过程中发现问题，应及时反馈提交中标商解决。初验合格后，应出具项目初步验收报告，需要使用部门两名专业老师签字、一名部门主管采购领导签字确认；初步验收通过3个工作日内，向资产管理处申请办理学校验收手续。

 第四十三条  合同金额在伍拾万元以上（含伍拾万元）的，验收时由使用部门委派至少3人以上（其中含一名部门领导）、归口管理部门委派1人，资产管理处委派1人进行验收，审计处委派1人监督验收过程；合同金额在壹拾万至伍十万元的，验收时由使用部门委派至少2人以上（其中含一名部门领导）、归口管理部门委派1人，资产管理处委派1人进行验收 ，审计处委派1人监督验收过程；合同金额在壹拾万元以下的，验收时由使用部门委派2人（其中含一名部门领导），资产管理处委派1人共同参与验收。验收以合同为依据，对货物的数量与质量，按相关技术要求或产品验收标准，使用部门填写《柳州职业技术学院采购项目验收报告》，验收后验收组成员签字。

第四十四条  必要时可邀请校外专家参与验收。聘请校外专家费用应在项目预算中体现。

第四十五条  应加强对验收环节管理。验收不合格，应拒绝接受，并作专项验收报告，参加人员签字，按合同有关条款处理。未完成验收的项目不得支付项目尾款。

第十一章 结算与付款

第四十六条  申购部门在验收合格后，应严格按照合同内容在约定时间内办理结算。结算时应该由申请采购部门提交事前审批流程，附上《柳州职业技术学院设备采购项目验收报告》《项目货物合同书》《政府采购合同款、履约保证金支付意见表》“购货发票”、“固定资产入库单”等构成报账结算凭证到财务处办理结算手续，并报资产管理处备案。

第四十七条  质保期到期十个工作日内，申请采购部门根据合同履行情况及设备运行情况，提交《政府采购合同款、履约保证金支付意见表》于财务处，根据合同条款办理中标商的履约保证金的返还支付手续，并报资产管理处备案。

第十二章 责任追究

第四十八条  参与学校采购与招标活动的工作人员有下列情形之一的，责令限期改正；限期之内不改正的，视情节轻重由纪委办公室（监察室）给予相应处理，并予全校通报，分管领导负连带责任：

1.应当采用公开招标方式而擅自采用其他方式采购的；

2.将必须进行招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标的；

3.以不合理的要求限制或者排斥潜在投标供应商，对潜在投标供应商实行差别待遇或者歧视待遇，或者招标文件指定特定的供应商、含有倾向性或者排斥潜在投标供应商的其他内容的。                                   

第四十九条  业主评委有下列行为之一的，责令改正；造成重大失误的，视情节轻重由纪委办公室（监察室）给予相应处理，并予全校通报：

1.明知应当回避而未主动回避的；

2.在知道自己为评标委员会成员身份后至评标结束前的时段内私下接触投标供应商的；

3.在评标过程中有明显不合理或者不正当倾向性的；

    4.未按招标文件规定的评标方法和标准进行评标的。

上述行为影响中标结果的，中标结果无效。

第五十条  任何部门或者个人非法干预、影响评标的过程或者结果的，责令改正；造成严重后果的，视情节轻重由纪委办公室（监察室）给予责任部门或个人相应处理，并予全校通报。

第五十一条  参与学校采购与招标活动的工作人员必须遵守国家的法律、法规和学校的有关规章制度，对存在滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等行为的责任人，视情节轻重由纪检监察室追究责任。涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。

第十三章  附  则

第五十二条  本办法由资产管理处负责解释。采购具体操作流程另行规定。

第五十三条  本办法自下文之日起施行。柳职院字〔2017〕28号《柳州职业技术学院采购管理办法》及之前文件废止。

附件：1.xx年度部门采购计划申请表

2.项目初步验收报告

3.柳州职业技术学院采购项目验收报告

4.XX项目立项论证记录

5.XX采购项目论证会记录

6.告知书

7.询价文件

8.评标责任承诺书

9.采购项目变更申请表

10.政府采购合同款、履约保证金支付意见表

附件1:

柳州职业技术学院

XX年度部门采购计划申请表

部门名称：                    

编制：            部门论证：                               部门审核：                 分管校领导批准：              

附件2:

项目初步验收报告

项目名称：XXXX项目（合同编号：     ）

附件3:

柳州职业技术学院采购项目验收报告 

根据采购项目（      ）的合同约定，我单位对（         ）采购项目中标（或成交）供应商（                  ）提供的货物（或工程、服务）进行了验收，验收情况如下：

注：1、本报告由使用部门依照合同填写（如有变更补充手续的将相关资料附后），   核对无误后打印一式两份带到验收现场。

  2、如合同内容较多，可将清单附后作为验收报告不可分割的一部分。

附件4:

XX项目立项论证记录

附件5：

附件6:

附件7:

附件8:

评标责任承诺书

受柳州职业技术学院指派，本人参加XXX项目采购（采购编号：   ）的评标工作。

在评标期间，本人承诺严格遵守以下规定：

严格遵守有关保密的法律、法规和规定，严格自律，自觉接受监督。

有下列情形之一的，应主动提出回避：

（1）投标人或其代理人的近亲属；（2）与投标人有经济利益关系，可能影响投标公正评审的；（3）曾因在招标、评标及其他与招标投标有关活动中从事违法违纪行为而受过行政处罚或刑事处罚的。

3．不向任何人泄露评标专家、工作人员名单。  

4．遵守评标作息时间规定，未经批准不得离开评标场所，严禁个人与投标人单独联系和接触。  

5．客观、公正地履行职责，遵守职业道德，实事求是，不得有主观偏见。严格按照招标文件和评标大纲的要求对投标文件进行客观的分析和评价，对所提出的评审意见承担个人责任。

6．不得接受投标人馈赠的礼品、礼金、礼物、各种有价证券和宴请；不得参加投标人组织的文化、娱乐和体育活动；不得要求投标人报销应当由个人支付的各种费用或者索要钱物等。  

7．从投标截止日期到签订合同时止，有关投标文件的审查、澄清、评议以及有关合同的意向等相关情况均不得对外透露。  

8．发现违纪违规行为，有义务及时向现场监督人员或学校纪检监察室举报，举报电话：3156485。  

                            承诺人（签字）：

                                      年    月    日

附件9:

柳州职业技术学院采购项目变更申请表

附件10: